Rozpoczynanie listu formalnego
Wybór odpowiedniego zwrotu rozpoczynającego list zależy od tego, czy znasz odbiorcę. Gdy nie znasz nazwiska adresata, użyj "Dear Sir/Madam". Jeśli znasz nazwisko, możesz napisać "Dear Mr. Smith" lub "Dear Ms. Smith" (gdy nie wiesz, czy kobieta jest zamężna).
We wstępie listu wyjaśnij cel swojej wiadomości. Możesz użyć zwrotów takich jak "We are writing to you regarding..." (Piszemy do Państwa w sprawie...) lub "I am writing to enquire about..." (Piszę z zapytaniem o...). Te frazy od razu sygnalizują, czego dotyczy Twój list.
W rozwinięciu warto stosować uprzejme prośby i wyrażać swoje oczekiwania. Zwroty takie jak "I would be grateful if you could..." (Byłbym wdzięczny, gdyby mógł Pan/Pani...) czy "We would appreciate it if you could send us..." (Bylibyśmy wdzięczni, gdyby mógł Pan/Pani przesłać nam...) pomagają tworzyć profesjonalny i uprzejmy ton.
Wskazówka: Pamiętaj, że pierwszy kontakt często kształtuje całą relację biznesową, dlatego warto zadbać o odpowiedni ton i bezbłędną formę listu.
